EL PRESUPUESTO COMO HERRAMIENTA ESTRATÉGICA DE GESTIÓN.

El Presupuesto es una herramienta fundamental para la comprensión y gestión en la empresa, y de hecho resulta de las acciones que en administración mayor retorno de información nos puede aportar.

El presupuesto en mi opinión es la operativa de planificación y de gestión más potente que existe, nos permite proyectar y controlar la empresa partiendo de unos objetivos iniciales, con mucha facilidad.

¿Por qué realizarlo todos los años?

Porque muchas veces las pequeñas empresas se alejan de la gestión, por lo aparentemente enrevesado y complicado que puede parecer llevar la misma de forma adecuada. El presupuesto es una herramienta que sin formar parte directa de la contabilidad, en si mismo, puede ser suficiente para conocer y controlar la administración de nuestra empresa.

Hay diferencias entre planificación presupuestaría y gestión contable:

Planificación=Estrategia=Planificación de la Acción= Presupuesto.

Gestión Contable= Administración de la Información= Contabilidad.

La gestión  contable en la empresa se puede hacer muy espesa a la hora de ser realizada por los emprendedores. Los motivos pueden ser varios, pero quizás  los más importantes sean la falta real de tiempo, y la complejidad de la técnica contable.

Sin embargo, el presupuesto, que no es un sustitutivo de la gestión contable,  si puede ser un aliado sencillo y muy eficiente para conocer nuestra empresa y saber con más rigor, las características de la misma, sin tener que esperar a los resultados contables que muchas veces se analizan y se revisan demasiado tarde, y esto es determinante para la reacción y la toma de decisiones.

 ¿Que nos aporta un presupuesto?

Nos permite chequear el estado de salud de nuestro proyecto permanentemente, y además nos permite realizar correcciones y proyecciones según la información que nos va aportando.

Cuando realizamos un presupuesto anual, estamos plasmando unos objetivos para la empresa, y unos objetivos para cada área de la misma, por tales motivos, esta herramienta también es fantástica para convertirse en el plan anual de objetivos.

De toda la información que un presupuesto nos puede aportar, yo destacaría dos datos:

MB: Margen bruto o utilidad.

UR: Umbral de rentabilidad.

Un presupuesto puede ser si queremos también algo muy complejo de realizar, solo le tenemos que llenar de familias de artículos, de secciones, de departamentos, etc.…. Y con esto conseguiremos el presupuesto perfecto, pero probablemente lo realicemos un año y los siguientes no encontremos el tiempo suficiente para poder hacerlo, por tal motivo mi opinión es que tenemos que complicar el presupuesto tanto como nuestro negocio requiera. Si las circunstancias de nuestro negocio no hacen necesario dividir las ventas por familias, pues no lo hagamos si esto va impedir que seamos constantes en la realización del mismo.

No hay que olvidar la aportación que hace el presupuesto a la hora de estudiar los precios finales de los artículos, ya que en muchas ocasiones creemos que nuestro negocio puede funcionar con unos precios, y el estudio del presupuesto nos puede conducir a modificar y replantear los mismos, sin por tal motivo perder competitividad en el mercado.

En los tiempos actuales, soy un convencido que solo aquellos emprendedores, que sean capaces de gestionar casi de memoria la información que fluye por su empresa, tendrán oportunidades reales de competir. Pienso que el objetivo tiene que ser el utilizar herramientas que nos resulte muy eficiente y muy productivas en relación al tiempo que invertimos.

Tocar de oído, (es una mezcla de talento, conocimientos y experiencias), tiene que ser nuestro primer objetivo, y para ello necesitamos conocer datos de nuestra empresa que ahora no tenemos claros. Estos datos tenemos que conseguirlos de manera sencilla, y rápida.

Cuando un emprendedor es capaz de tener claro, cual es su umbral de rentabilidad, cual es su margen bruto, cuales son sus ventas objetivo, para poder cubrir sus gastos estructurales fijos, estamos ante un emprendedor que sabe realmente el potencial de su negocio, y por tanto no tomará decisiones en base a percepciones o ideas equivocadas.

Es muy  habitual  en emprendedores noveles, encontrarnos con estructuras dimensionadas para proyectos empresariales que nunca van a suceder, es decir el negocio nunca podrá cubrir con sus ventas el nivel de gastos establecidos, y en muchas ocasiones esto se desconoce, y el emprendedor tiene un éxito relativo, su negocio funciona, la gente compra sus productos, pero sorprendentemente transcurridos unos meses o incluso años, se da cuenta que nunca ganó dinero.

¿Cuál fue el error?,  el negocio en sí?, o  la falta de conocimiento del mismo?,  en mi opinión todo se habría evitado con una radiografía presupuestaría del negocio, nos habría desnudado las verdades, y las falsas expectativas.

Otra de las virtudes del presupuesto, es la capacidad que tiene para acercarnos a las áreas de dirección que en todo negocio tienen que tener planificadas, y por tanto nos facilita la planificación estratégica de la empresa.

Todo presupuesto contempla una estructura por capítulos: Ventas, Compras, Gastos suministros y alquileres, Gastos de Personal, Gastos Financieros, Gastos de seguros de Cobro, Gastos Logísticos, Gastos en Marketing, Gastos de Comisiones por Ventas, etc…. y provisión o estimación para Beneficios.

Estos capítulos tendrán una previsión %, y por tanto tendremos que conseguir que el presupuesto finalmente cuadre, y a su vez ninguna partida fundamental, se quede sin asignación, ya que desde el punto de vista estratégico, no podríamos cuadrar un presupuesto eliminando la partida de marketing, por ejemplo.

En definitiva nos permite, plasmar objetivos y recursos para cada área estratégica de gestión.

A modo de resumen, yo destacaría las siguientes ventajas de un presupuesto:

1)    Es una herramienta fundamental de                                    planificación.

2)    Es anticipativo.

3)    Es preventivo.

4)    Controla lo previsto con la realidad, permite el    Chequeo permanente.

5)     Permite tomar medidas correctivas.

6)    Es un excelente plan anual de Objetivos.

7)    Facilita la planificación estratégica.

8 )  Permite diferentes grados de complejidad.

9)   Nos puede permitir “tocar de oído”.

10)  Nos permite plasmar objetivos para cada área    estratégica de gestión.

El principal objetivo que persigue este Post, es el de insistir en el mensaje de: primero la gestión y luego la acción. Sobre todo para los emprendedores que con poco tiempo y dinero tienen que sacar adelante sus empresas.

15 de octubre de 2011, José Pascual Ñiguez Ponce.

About José Ñíguez

Apasionado por la Gestión Empresarial. Emprendedor y Consultor en Estrategia Económica y de Organización.

2 Responses to EL PRESUPUESTO COMO HERRAMIENTA ESTRATÉGICA DE GESTIÓN.

  1. Nacho Bernabeu 17/10/2011 at 10:51 #

    Realmente bueno. Sin embargo, siempre tienen una excusa: el tiempo, el trabajo pendiente, no servirá de mucho…Cuando les cuantificas las ventajas de hacerlo, de tener previsiones, muchos se interesan y en resto sigue en sus trece. Trabajaremos para cambiarlo. Enhorabuena.

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  1. El presupuesto como herramienta de gestión estratégica - 17/10/2011

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